Aktuelle Pressemeldung

CURSOR: Power für die Geschäftsprozesse bei DB Energie

DB Energie GmbH betreut als unabhängiger Energiemanager der Deutschen Bahn AG eines der größten energieartenüber- greifenden Portfolios in Deutschland. Um den neuen gesetzli- chen Anforderungen zu genügen, insbesondere aber um seine Abläufe zu optimieren und zu automatisieren, hat das Unterneh- men in seinen Marktrollen Lieferant und Bilanzkreisverantwort- licher eine neue Prozessmanagementlösung implementiert. Sie besteht aus einem perfekt harmonierenden Trio: BelVis von Kisters deckt den EDM-Aufgabenbereich ab, die Cursor-Lösung EVI übernimmt den CRM-Part und fungiert zugleich als zentrale Arbeitsplattform und Steuerungsinstrument für alle Prozesse, während TTC-Cosmos von Teleteam Concepts für die Markt- kommunikation verantwortlich ist. Dank ausgeklügelter Integra- tion profitieren Unternehmen und Anwender von hoher Prozess- effizienz und Arbeitskomfort.

Schon gewusst? Verspätungen im deutschen Bahnverkehr sind ganz selten auf fehlenden Strom für Züge und Streckenbetrieb zurückzuführen. Stromausfälle kommen dort ähnlich selten vor wie im öffentlichen Stromnetz. Maßgeblich verantwortlich dafür ist die DB Energie GmbH, der Energieversorger von Eisenbahn- verkehrs- und Eisenbahninfrastrukturunternehmen. Perfekt or- ganisierte Managementprozesse sind für die Bewältigung der ebenso komplexen wie wichtigen Versorgungsaufgaben das A und O. Höchste Anforderungen muss folglich auch die neue Software-Lösung erfüllen, die das Unternehmen für sein Pro- zessmanagement implementiert hat: ein hoch integriertes Lö- sungspaket, bestehend aus der CRM-Applikation EVI, der EDM- Lösung BelVis und der Marktkommunikations-Komponente TTC- Cosmos.

Gesamtlösung überzeugt durch Flexibilität und Offenheit

Das Ende der zuvor eingesetzten Software zeichnete sich spä- testens 2006 ab, als die Bundesnetzagentur verbindliche Ge- schäftsprozesse zur Kundenbelieferung mit Elektrizität (GPKE) festlegte. „Die alte Lösung wurde weder den Erfordernissen des zukünftigen Marktes noch unserem Ziel gerecht, die Beschaf- fungs-, Logistik- und Vertriebsprozesse zu optimieren“, erinnert sich Rainer Kraft, bei DB Energie Leiter des Arbeitsgebietes Be- schaffung und Logistik 50-Hz-Strom. Im Rahmen einer europa- weiten Ausschreibung sollte eine Lösung gefunden werden, de- ren Anforderungen R. Kraft so beschreibt: „Wir benötigten ein System, das unsere vorhandenen Prozesse umsetzen und auto- matisieren konnte. Wir wollten nicht die Prozesse der IT unter- ordnen.“ Gefragt war also eine Applikation, die in hohem Maße Offenheit, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit mitbringt.

Weil sie in dieser Hinsicht am meisten überzeugten, machten zwei im Konsortium gestartete Firmen das Rennen: die Aache- ner Kisters AG als Konsortialführer mit der EDM-Lösung BelVis und die Cursor Software AG aus Gießen mit ihrer CRM- und Prozessmanagement-Lösung EVI. Für die Marktkommunikation kam als Logistikwerkzeug TTC-Cosmos von der Teleteam Con- cepts GmbH aus dem schwäbischen Simmozheim zum Zuge. Warum eine kombinierte Lösung? „Unsere Philosophie ist, dass jedes System die Arbeit erledigen soll, für die es gemacht ist“, erläutert Stefan Michels, bei DB Energie Administrator für das Arbeitsgebiet Beschaffung und Logistik 50-Hz-Strom. „Das EDM als unsere Rechenmaschine soll keine CRM-Funktionalität über- nehmen, die Marktkommunikation keine Dinge wie Zeitreihen- berechnung oder Portfoliomanagement. Deshalb haben wir die Systeme nach ihren Kernfunktionalitäten kombiniert und darü- ber ein CRM als Steuerungsinstrument gesetzt.“

Anwender arbeiten quasi mit nur einem System

EVI Jet ist somit die zentrale Arbeitsplattform bei DB Energie, sowohl im Arbeitsgebiet Beschaffung und Logistik 50-Hz-Strom als auch bei der Abteilung Energiedienstleistungen. Die Arbeit mit und in den IT-Systemen findet zu 80 Prozent im CRM statt, schätzt R. Kraft. „Für alle Arbeitsebenen ist es das führende System.“ Sämtliche Prozesse werden darin workflowbasiert an- gestoßen, gesteuert und überwacht: von der kompletten Stammdatenhaltung inklusive aller prozessrelevanten Parame- ter über das gesamte Spektrum der EDM-Funktionalitäten bis hin zu den GPKE-Prozessen. Im Arbeitsgebiet Beschaffung und Logistik 50-Hz-Strom werden über das CRM-System darüber hinaus aggregierte Energiedaten aus BelVis an das System zur Prüfung der eingegangenen Netznutzungsrechnungen weiterge- leitet. In der Abteilung Energiedienstleistungen unterstützt EVI im Zusammenwirken mit BelViS in Form der Sonderentwicklung „Smart Billing“ sogar die individuelle Kundenabrechnung. Selbst- redend werden klassische CRM-Funktionen wie Angebotsma- nagement und Kontaktdokumentation intensiv genutzt. Sogar das Mitarbeitermanagement, zum Beispiel die Aufgabenverwal- tung, -delegation und -überwachung, steuert das CRM-System.

Voraussetzung für das Funktionieren des Gesamtsystems sind ausgeprägte Schnittstellen zwischen EVI, BelVis und der Markt- kommunikation. Fundamental wichtig ist einerseits der Stamm- datentransfer zwischen CRM und EDM sowie anderseits der im- mer konsistente Datenbestand in den Systemen. Zweiter großer Verknüpfungspunkt ist die bei DB Energie so genannte GPKE- Schnittstelle, damit die Systeme die GPKE-Prozesse möglichst gut abwickeln können. „Dabei handelt es sich im Kern um eine gemeinsame Austauschtabelle im EVI-Datenmodell, in die beide Seiten hineinschreiben und lesend zugreifen können“, erläutert Consultant Siegbert Glodek, der das Projekt seitens Cursor ver- antwortlich betreut. „Konfigurierbare Workflows und Programm- logiken beider Systeme kommunizieren miteinander über diese Tabelle.“ Alle Aktionen werden dem Anwender auf der CRM- Oberfläche als Aktivität angezeigt. Unabhängig ob er zustimmt oder ablehnt, laufen jeweils weitere Schritte automatisiert im Hintergrund ab. Eingreifen kann der Mitarbeiter beispielsweise bei Unstimmigkeiten, etwa einer nicht plausiblen Jahresver- brauchsprognose. Dann lässt sich die Aktivität öffnen und der Klärungsprozess manuell anstoßen. In EVI selbst können ande- rerseits natürlich auch initial Nachrichten gesendet und die da- raus resultierenden Folgeschritte (Antwort entgegennehmen, ggf. prüfen usw.) in gleicher Weise bearbeitet werden.

„Der wesentliche Vorteil der integrierten Lösung liegt darin, dass die Anwender im Grunde mit nur einem System arbeiten“, be- tont R. Kraft. „Er muss nicht ständig zwischen den Teillösungen hin und her springen, sondern übernimmt auf einer übersichtli- chen Oberfläche die Führung und Kontrolle der darunter ange- siedelten Teilprozesse. Dies begünstigt auch die schnelle Aus- wertung vorhandener Daten, sowie das Monitoring“ Viele Teil- prozesse sind auf Basis hinterlegter Workflows optimiert und automatisiert. Das spart Zeit, reduziert die Fehlerrate, minimiert somit die Kosten und steigert die Prozesstransparenz. Monito- ring- und Reporting-Werkzeuge in der CRM-Lösung bieten wei- tere Kontrollmöglichkeiten. „Das System erfüllt die umfassenden Anforderungen fast zu 100 Prozent“, charakterisiert R. Kraft das Lösungspaket.

Viele Prozesse eigenständig gestaltbar

Die Akzeptanz der neuen Prozessmanagement-Lösung bei den rund 50 Mitarbeitern ist entsprechend gut. Einen besonderen Pluspunkt verdiene sich das CRM aufgrund seiner einfachen Konfigurierbarkeit, lobt S. Michels. „Einerseits erlaubt es uns, viele Prozesse problemlos eigenständig, ohne Unterstützung von Cursor einzurichten. Andererseits hat jeder Nutzer die Möglich- keit, seine Arbeitsoberfläche individuell zu gestalten.“ Kollege R. Kraft bringt es auf die Kurzformel „einfach genial“. „Auch künf- tigen Anforderungen kann somit schnell und umfassend begeg- net werden.“

So wie Rom nicht an einem Tag erbaut wurde, entstand auch die komplexe Prozessmanagementlösung bei DB Energie nicht von heute auf morgen. „Das war schon ein dickes Brett, das wir bohren mussten, und für alle Beteiligten eine Herausforderung“, resümiert S. Michels. „Im ersten Schritt ging es um die Instal- lation und das Ausrollen der Standardsoftware. Dann folgten schrittweise die Einrichtung der Prozesse und Schnittstellen, schließlich Automatisierung und wiederholt Feintuning nach Än- derungswünschen. Ein besonderes Augenmerk lag dabei auf der vollständigen Abbildung der GPKE-Prozesse. Diese nahmen ei- nen entsprechend breiten Raum im Projektablauf ein.“ Im Live- Einsatz sind EVI und BelVis schon seit 2007, quasi vollständig ausgeprägt arbeitet die Gesamtlösung seit diesem Jahr. R. Kraft hat Verständnis für die lange Projektzeit: „Mir ist bundesweit kein Beispiel bekannt, bei dem die Anwendungen auf einer ähn- lich breiten Basis zusammenwirken. In beiden Systemen nutzen wir praktisch alle Funktionen, die zur Verfügung gestellt werden. Und es hängt ja auch noch die Marktkommunikation hinten dran.“

„Die Zusammenarbeit im Projekt hat insgesamt gut geklappt, im Endspurt sogar sehr gut“, lobt R. Kraft die Partner. Den invol- vierten Cursor-Mitarbeitern bescheinigt er ein Höchstmaß an Verlässlichkeit, Kompetenz sowie Kooperations- und Hilfsbe- reitschaft. „Cursor hat maßgeblich zum Gelingen des Projektes beigetragen. Insbesondere Änderungswünsche oder Erweite- rungen wurden immer schnell und unkompliziert realisiert.“

Nachfolgeprojekte schon in Sicht

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt – auch bei DB Energie trifft die alte Weisheit ins Schwarze. Zwei Aufgaben warten auf zeitnahe Umsetzung. Einerseits sind das die zum 1. April 2011 in Kraft tretenden Marktregeln für die Durchführung der Bilanz- kreisabrechnung Strom (MaBiS). Deren Umsetzung soll zunächst in BelVis erfolgen. Weil die im CRM gehaltenen Stammdaten auch bei der MaBiS-Umsetzung benötigt werden, spricht viel dafür, auch hier eine CRM-Integration zu realisieren. Anderer- seits soll auch der zunehmend erfolgreiche Gasvertrieb der DB Energie in der Abteilung Energiedienstleistungen sein Geschäft künftig – analog zum Stromvertrieb – über EVI steuern.

DB Energie - Energiehandel und -logistik im XXL-Format

Die DB Energie GmbH, ein Tochterunternehmen der Deutschen Bahn AG, ist auf die Energieversorgung von Eisenbahnverkehrs- und -infrastrukturunternehmen spezialisiert. Das Tätigkeitsspek- trum beinhaltet die Lieferung von 16,7-Hertz-Bahnstrom, 50- Hertz-Licht- und -Kraftstrom sowie Gas, Diesel und Mineralöl. Die Energielieferkette umfasst Einkauf, Handel und Risikoma- nagement sowie die gesamte Logistik. Das in Frankfurt am Main ansässige Unternehmen betreibt zur Erzeugung, zum Transport und zur Verteilung von 16,7-Hertz-Strom eine Infrastruktur mit Kraftwerken, Umrichtern/-formern, einem 110-kV-Hochspan- nungsnetz sowie Umspannanlagen. Darüber hinaus unterhält es ein bundesweites Schienentankstellennetz für Diesellokomotiven sowie Mittel- und Niederspannungsnetze für die 50-Hertz-Strom- versorgung der Bahnanlagen. Der Komplettenergiedienstleister betreut eines der größten energieübergreifenden Portfolios in Deutschland. 2009 erwirtschaftete DB Energie mit 1650 Mitar- beitern rund 2,3 Mrd. Euro Umsatz. Alle Leistungen werden auch extern für Industrie, Gewerbe und öffentliche Auftraggeber an- geboten. Zu den externen Kunden der Abteilung Energiedienst- leistungen zählen insbesondere mittelständische Unternehmen verschiedenster Branchen.

www.cursor.de
www.dbenergie.de

Erschienen in Netzpraxis, Heft 09/2010